2.2 文本的基本操作

文本处理是Word文字处理软件最主要的功能之一，接下来介绍如何在Word文档中输入文本、选定文本、编辑文本等内容。

2.2.1 输入文本

文本的类型多种多样，接下来介绍如何在Word文档中输入中文、数字以及日期等对象。

1. 输入中文

新建一个Word空白文档后，用户就可以在文档中输入中文了。具体的操作步骤如下。

1 打开本实例的原始文件“档案管理制度01.docx”，然后切换到任意一种汉字输入法。

2 单击文档编辑区，在光标闪烁处输入文本内容，例如“公司档案管理制度”，然后按下【Enter】键将光标移至下一行行首。

3 接下来输入公司档案管理制度的主要内容即可。

2. 输入数字

在编辑文档的过程中，如果用户需要用到数字内容，只需利用数字键直接输入即可。输入数字的具体步骤如下。

1 将光标定位在文本“按”和“元”之间，然后按下相应的数字键，输入数字“20”。

2 使用同样的方法输入其他数字即可。

3. 输入日期和时间

用户在编辑文档时往往需要输入日期或时间，如果用户要使用当前的日期或时间，则可使用Word自带的插入日期和时间功能。输入日期和时间的具体步骤如下。

1 将光标定位在文档的最后一行行首，然后切换到【插入】选项卡，在【文本】组中单击按钮。

2 弹出【日期和时间】对话框，在【可用格式】列表框中选择一种日期格式，例如选择【二0一四年五月十一日】选项。

3 单击按钮，此时，当前日期插入到了Word文档中。

提示

2.2.2 选定文本

对Word文档中的文本进行编辑之前首先要选定要编辑的文本。下面介绍几种使用鼠标和键盘选定文本的方法。

1. 使用鼠标选定文本

鼠标是选定文本最常用的工具，用户可以使用它选取单个字词、连续文本、分散文本、矩形文本、段落文本以及整个文档等。

选定单个字词

选定单个字词的方法很简单，用户只需将光标定位在需要选定的字词的开始位置，然后按住鼠标左键拖至需要选定的字词的结束位置，释放左键即可。

提示

在词语中的任何位置双击都可以选定该词语，例如选定词语“发展”，此时被选定的文本会呈反色显示。

选定连续文本

1 使用鼠标选定连续文本，用户只需将光标定位在需要选定的文本的开始位置，然后按住鼠标左键不放拖至需要选定的文本的结束位置释放即可。

2 如果要选定超长文本，用户只需将光标定位在需要选定的文本的开始位置，然后用滚动条代替光标向下移动文档，直到看到想要选定部分的结束处。按下【Shift】键，然后单击要选定文本的结束处，这样从开始到结束处的这段文本内容就被全部选中。

选定分散文本

在Word文档中，首先使用拖动鼠标的方法选定一个文本，然后按下【Ctrl】键，依次选定其他文本，就可以选定任意数量的分散文本了。

选定矩形文本

按下【Alt】键，同时在文本上拖动鼠标即可选定矩形文本。

选定段落文本

在需要选定的段落中的任意位置单击鼠标左键三次即可选择整个段落文本。

2. 使用组合键选定文本

除了使用鼠标选定文本外，用户还可以使用键盘上的组合键选取文本。在使用组合键选择文本前，用户应该根据需要将光标定位在适当的位置，然后再按下相应的组合键选定文本。

Word 2013提供了一整套利用键盘选定文本的方法，主要是通过【Shift】、【Ctrl】和方向键来实现的，操作方法如下表。

选取文本的常用组合键如下表所示。

3. 使用选中栏选定文本

所谓选中栏就是Word文档左侧的空白区域。当鼠标指针移至该空白区域时，指针便会呈形状显示。

选择行

将鼠标指针移至要选中行左侧的选中栏中，然后单击鼠标左键即可选定该行文本。

选定段落

将鼠标指针移至要选中段落左侧的选中栏中，然后双击鼠标左键即可选定整段文本。

选定整篇文档

将鼠标指针移至选中栏中，然后连续单击鼠标左键三次即可选择整篇文档。

4. 使用菜单选定文本

使用【开始】选项卡【编辑】组中的【选择】按钮，可以选定全部文本或格式相似的文本。

1 切换到【开始】选项卡，在右侧的【编辑】组中单击按钮，在弹出的下拉列表中选择【全选】选项，此时即可选定整篇文档。

2 如果选择【选定所有格式类似的文本】选项，即可选定格式相似的文本。

2.2.3 编辑文本

文档的编辑操作一般包括复制、粘贴、剪切、查找和替换、改写以及删除文本等内容。接下来分别进行介绍。

1. 复制文本

“复制”是指把文档中的一部分“拷贝”一份，然后放到其他位置，而所“复制”的内容仍按原样保留在原位置。

利用Windows剪贴板

剪贴板是Windows 的一块临时存储区，可以保存一些内容，用户可以在剪贴板上对文本进行复制、粘贴或剪切等操作。

选择要复制的文本，然后就可以进行复制了，具体的操作方法如下。

方法1：打开本实例的原始文件，选择文本“公司档案管理制度”，然后在选定文本区域上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【复制】菜单项。

方法2：选择文本“公司档案管理制度”，然后切换到【开始】选项卡，在【剪贴板】组中单击【复制】按钮。

方法3：选择文本“公司档案管理制度”，然后按下组合键【Ctrl】+【C】即可。

左键拖动

将鼠标指针放在选中的文本上，按下【Ctrl】键，同时按住鼠标左键将其拖动到目标位置，在此过程中鼠标指针右下方出现一个“”号。

右键拖动

将鼠标指针放在选中的文本上，按住鼠标右键向目标位置拖动，到达位置后松开右键，在弹出的快捷菜单中选择【复制到此位置】菜单项。

使用【Shift】+【F2】组合键

选中文本，按下【Shift】+【F2】组合键，状态栏中将出现“复制到何处?”字样，单击放置复制对象的目标位置，然后按下【Enter】键即可。

2. 粘贴文本

复制文本以后，接下来就可以进行粘贴了。常用的粘贴文本的方法有以下几种。

使用鼠标右键菜单

复制文本以后，用户只需在目标位置单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【粘贴选项】菜单项中的任意一个选项即可。

使用剪贴板

利用Windows 的剪贴板，用户可以选择粘贴选项，进行选择性粘贴或设置默认粘贴。

1 复制文本以后，切换到【开始】选项卡，在【剪贴板】组中单击【粘贴】按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击【粘贴选项】选项中的任意一个粘贴按钮即可。

2 在弹出的下拉列表中选择【选择性粘贴】选项。

3 随即弹出【选择性粘贴】对话框，用户可以根据需要选择粘贴形式，然后单击按钮即可。

4 在弹出的下拉列表中选择【设置默认粘贴】选项。

5 随即弹出【Word 选项】对话框，切换到【高级】选项卡，在【剪切、复制和粘贴】组合框中设置默认的粘贴方式即可。

使用快捷键

使用【Ctrl】+【C】和【Ctrl】+【V】组合键，则可以快速地复制和粘贴文本。

3. 剪切文本

“剪切”是指把用户选中的信息放入到剪切板中，单击“粘贴”按钮后又会出现一份相同的信息，原来的信息会被系统自动删除。

使用鼠标右键菜单

选中要剪切的文本，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【剪切】菜单项即可。

使用【剪切】按钮

选中文本以后，切换到【开始】选项卡，在【剪贴板】组中单击【剪切】按钮即可。

使用快捷键

使用【Ctrl】+【X】组合键，也可以快速地剪切文本。

4. 查找和替换文本

在编辑文档的过程中，用户有时要查找并替换某些字词。使用Word 2013强大的查找和替换功能可以节约大量的时间。

查找和替换文本的具体步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，切换到【开始】选项卡，在【编辑】组中单击【查找】按钮。

2 弹出【导航】窗格，在【查找】文本框中输入要查找的文本“档案”，按下【Enter】键，随即在【导航】窗格中查找到了该文本所在的页面和位置，同时文本“档案”在Word文档中呈反色显示。

3 如果用户要替换相关的文本，可以在【编辑】组中单击【替换】按钮。

4 弹出【查找和替换】对话框，系统自动切换到【替换】选项卡，然后在【查找内容】文本框中输入要查找的文本“公司”，在【替换为】文本框中输入“企业”。

5 单击按钮，弹出提示对话框，提示用户已完成替换，并显示替换结果。

6 单击按钮，然后单击按钮，返回Word文档中，替换效果如下图所示。

5. 改写文本

在Word文档中改写文本的方法主要有两种：一是改写法，二是选中法。

改写法

打开本实例的原始文件，单击【lnsert】按钮进入改写状态，此时输入的文本将会按照相等的字符个数依次覆盖右侧的文本。

选中法

首先用鼠标选中要替换的文本，然后输入需要的文本，按下空格键，此时新输入的文本会自动替换选中的文本。

6. 删除文本

“删除”是指将已经不需要的文本从文档中清除。除了使用剪切功能，用户还可以使用快捷键删除文本。

删除文本时常用的快捷键如下表所示。