3.5　实例精讲——设计员工档案资料

随着公司的发展，公司的员工越来越多，员工的档案资料也在不断地增多。要对资料进行方便、快捷地存储管理，最简单、实用的方法就是使用Excel建立一个员工档案资料工作簿，将其存入计算机统一管理。

操作步骤

3.5.1　创建两个工作簿

设计员工档案资料之前，首先需要创建员工档案资料工作簿，本例创建两个工作簿，一个用来记录以前的员工档案资料，另一个用来记录新员工资料。

（1）新建一个空白工作簿，将工作表Sheet1重命名为“员工档案”并输入数据，如图3-49所示。

（2）在快速访问工具栏上单击“保存”按钮，弹出“另存为”对话框，选择保存位置，“文件名”为“员工资料.xlsx”，然后单击“保存”按钮，保存工作簿。

（3）执行“文件”→“新建”命令，在“新建”任务窗格中选择“空白工作簿”，新建一个工作簿。将Sheet1工作表重命名为“新员工档案”，并输入数据，如图3-50所示。

（4）在快速访问工具栏上单击“保存”按钮，弹出“另存为”对话框，选择保存位置，“文件名”为“新员工资料.xlsx”，然后单击“保存”按钮，保存工作簿。

3.5.2　复制“员工档案”工作表

Excel 2019提供了复制工作表的功能，例如要为工作表“员工档案”建立一个副本，并把复制出来的工作表放在“员工档案”工作表的后面。

（1）打开工作表，将鼠标指针移到“员工档案”工作表标签上，按下Ctrl键的同时，按下鼠标左键，此时光标变为。

（2）移动鼠标，当黑色三角形移到“员工档案”工作表标签右侧时，释放鼠标和Ctrl键，即可在“员工档案”工作表的后面得到“员工档案（2）”工作表，如图3-51所示。

（3）右击“员工档案（2）”的工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令，然后输入新名称“员工档案副本”，如图3-52所示。

（4）按照与上面同样的方法，在“新员工资料”工作簿中复制工作表“新员工档案”，并重命名为“员工资料补充”。

3.5.3　移动“新员工档案”工作表

在Excel 2019中，可以将工作表从一个工作簿移动到另一个工作簿中。例如，将工作簿“新员工资料”中的工作表“员工资料补充”，移动到工作簿“员工资料”中的工作表“员工档案”之后。

（1）打开“新员工资料”工作簿，在“员工资料补充”工作表标签上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“移动或复制”命令，如图3-53所示，弹出“移动或复制工作表”对话框。

（2）在“将选定工作表移至工作簿”列表框中选择“员工资料.xlsx”工作簿，在“下列选定工作表之前”列表框中选择“员工档案副本”工作表，如图3-54所示。

（3）单击“确定”按钮，即可将“员工资料补充”工作表移动到“员工资料”工作簿中，如图3-55所示。

此时，“新员工资料”工作簿中的“员工资料补充”工作表消失。

3.5.4　查看工作簿

Excel 2019提供了多种显示工作表的方法，查看工作表变得更加简单方便。

1．调整工作簿显示比例

（1）打开“员工资料”工作簿，在“视图”菜单选项卡的“显示比例”区域，单击“显示比例”命令按钮，弹出“显示比例”对话框，如图3-56所示。

（2）选中预置的显示比例，则工作簿以指定的比例显示。例如，选中“75%”单选按钮，则工作簿以75%的比例显示，如图3-57所示。用户也可以直接选中“自定义”单选按钮，输入需要的显示比例。

（3）用户还可以在当前窗口中显示指定区域。选中“员工档案”工作表中的B7到G10单元格区域，如图3-58所示。

（4）在“视图”菜单选项卡的“显示比例”区域单击“缩放到选定区域”命令按钮，将在当前窗口中最大限度地完全显示指定的区域，如图3-59所示。

2．多窗口查看工作簿

（1）在“视图”菜单选项卡的“窗口”区域单击“新建窗口”按钮，将创建一个新的窗口显示当前工作簿。两个窗口内容相同，只是名字不同而已，如图3-60所示。

（2）关闭一个窗口后，另一个窗口的名称自动还原为原始名称。

3.5.5　隐藏工作簿元素

对于某些暂时不需要使用的信息，可以将其隐藏，使它们不可见，防止由于某些疏忽或其他原因造成错误操作。在Excel 2019中可以设置隐藏/显示的元素包括工作簿、工作表、行、列、单元格，以及工作表的网格线、标题和编辑栏等。

1．隐藏工作簿

选中“员工资料”工作簿，单击“视图”菜单选项卡“窗口”区域的“隐藏”按钮，如图3-61所示，即可隐藏当前工作簿。

2．隐藏行和列

（1）单击“新员工档案”工作表标签，使其处于活动状态，然后选中要隐藏的行或列中的任意一个单元格。

（2）单击“开始”菜单选项卡“单元格”区域的“格式”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“隐藏和取消隐藏”命令下的“隐藏行”命令，如图3-62所示，即可隐藏指定的行。

如果选择“隐藏列”命令，即可隐藏选中单元格所在的列。

3．隐藏单元格

（1）单击要隐藏的单元格，例如“新员工档案”工作表中的B3单元格。

（2）单击“开始”菜单选项卡“单元格”区域的“格式”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“设置单元格格式”命令，弹出“设置单元格格式”对话框，如图3-63所示。

（3）切换到“保护”选项卡，选中“隐藏”复选框，然后单击“确定”按钮关闭对话框。

（4）单击“开始”菜单选项卡“单元格”区域的“格式”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“保护工作表”命令，弹出“保护工作表”对话框。

（5）按照图3-64所示设置对话框，然后单击“确定”按钮关闭对话框。

此时，在工作表中选中B3单元格，编辑栏中不显示该单元格的内容，如图3-65所示。

3.5.6　显示工作簿元素

如果要编辑隐藏的数据，应先重新显示数据所在的工作簿元素。

1．显示工作簿

（1）在“视图”菜单选项卡的“窗口”区域，单击“取消隐藏”按钮，弹出“取消隐藏”对话框，如图3-66所示。

（2）选中要取消隐藏的工作簿，单击“确定”按钮，即可重新显示指定的工作簿。

2．显示单元格

（1）单击选中要显示的单元格，例如“新员工档案”工作表中的B3单元格。

（2）单击“开始”菜单选项卡“单元格”区域的“格式”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“撤销工作表保护”命令。

（3）单击“开始”菜单选项卡“单元格”区域的“格式”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“设置单元格格式”命令，弹出“设置单元格格式”对话框。

（4）在“保护”选项卡中取消选中“隐藏”复选框，单击“确定”按钮。此时，在工作表中选中B3单元格时，该单元格的内容将显示在编辑栏中，如图3-67所示。