4.5　检查数据的有效性

在Excel中，使用“数据验证”可以限制单元格中输入数据的类型及范围，以避免在参与运算的单元格中输入错误的数据。

4.5.1　限定数据类型及范围

（1）选中要限制有效数据范围的单元格。

（2）在“数据”菜单选项卡的“数据工具”区域单击“数据验证”命令，打开如图4-70所示的“数据验证”对话框。

（3）在“设置”选项卡设置单元格的有效数据范围。

①在“允许”下拉列表框中指定允许输入的数据类型，如图4-71所示。

　“整数”或“小数”：只允许输入数字。

　“日期”或“时间”：只允许输入日期或时间。

　“序列”：单元格的有效数据范围限定于指定的数据序列。

　“文本长度”：限制在单元格中输入的字符个数。

②设置允许输入的范围。在“数据”下拉列表框中单击所需的操作符，如图4-74所示，根据选定的操作符指定数据的上限或下限（某些操作符只有一个操作数，如等于），或同时指定二者。

③如果希望有效数据单元格中允许出现空值，或者在设置上、下限时使用的单元格引用或公式引用了基于初始值为空值的单元格，则选中“忽略空值”复选框。

④如果需要从预先定义好的序列中进行选择，应选中图4-72所示对话框中的“提供下拉箭头”复选框。

4.5.2　显示提示信息

在单元格中输入数据时，显示指定的提示信息，可以提醒用户为单元格建立的有效性规则。

（1）在“数据验证”对话框中切换到如图4-75所示的“输入信息”选项卡。

（2）选中“选定单元格时显示输入信息”复选框，则选中单元格时显示指定的信息。

（3）如果要在信息中显示黑体的标题，在“标题”文本框中输入所需的文本。例如，2015级毕业生。

（4）在“输入信息”文本框中输入要显示的提示信息。例如：仅限输入02、03、04班的平均成绩。

（5）单击“确定”按钮关闭对话框。选中指定的单元格时，会弹出如图4-76所示的提示信息，以便输入正确的数据。

4.5.3　显示错误信息

如果用户输入的数据不符合为该单元格设置的有效性规则，可以显示一条出错信息，并控制用户响应。

（1）在“数据验证”对话框中切换到如图4-77所示的“出错警告”选项卡。

（2）选中“输入无效数据时显示出错警告”复选框。

（3）在“样式”下拉列表框中指定所需的信息类型：“停止”“警告”“信息”。

　“停止”：在输入值无效时显示提示信息，错误被更正或取消前禁止用户继续工作。

　“警告”：在输入值无效时询问用户是确认有效并继续其他操作，还是取消操作或返回并更正数据。

　“信息”：在输入值无效时显示提示信息，让用户选择是保留已经输入的数据还是取消操作。

（4）如果希望信息中包含标题，在“标题”文本框中输入标题。

（5）如果希望在信息中显示特定的文本，在“错误信息”文本框中输入所需的文本，按Enter键开始新的一行。

（6）单击“确定”按钮关闭对话框。在指定单元格中输入无效数据时，将弹出如图4-78所示的对话框。

4.5.4　圈释无效数据

在输入数据之后，可以很便捷地查看工作表中输入的值是否有效。在指定单元格区域输入数据后，Excel将按照“数据验证”对话框中设置的限制范围对工作表中的数值进行判断，并标记所有无效数据的单元格。

（1）单击“数据验证”下拉菜单中的“圈释无效数据”命令，即可在含有无效输入值的单元格四周显示一个红色的圆圈，如图4-79所示。

（2）更正无效输入值之后，圆圈随即消失。

如果要清除所有标识圈，单击“数据验证”下拉菜单中的“清除验证标识圈”命令。