3.2　Excel搞不定

到现在为止，我们通过对小饭馆客户订单原始数据进行拆分、整理，已经能够方便地对小饭馆菜品的销售数量和销售金额按照各种分组标准进行分类汇总了。从此以后，如果小饭馆的业务数据按照新的数据组织形式录入和管理，也就是将小饭馆新的业务数据录入规范化后的相应Excel工作表中，就可以随时使用Excel进行销售数量和销售金额的汇总和分析了。

但是，在前面提到的Excel方案中，还有一个重要的问题没有解决，那就是，小张希望小饭馆数据管理软件能够将食材（菜品原材料）的采购数据也能有效地管理起来，使小张能够根据客户“所订菜品”的“份数”和“要求送达时间”准确地推算出以下数据。

· 原材料的采购数量。

· 原材料的需求时间。

如果这项管理功能能够实现，小张就能够对小饭馆的各种原材料需求量进行精确的分析和预测，从而避免原材料采购不足造成的订单延误，以及原材料采购过度造成的浪费。无疑，这将是小饭馆经营管理上的一个巨大提升。

然而，单纯用Excel解决原材料采购问题也并非易事。也就是说，以Excel为工具，根据“所定菜品”的“份数”和每种菜品的“原材料清单”推算各种原材料的需求量，虽然不能说Excel不可以完成，但非常麻烦。

总而言之，Excel不是解决这类问题的合适工具，在Microsoft Office组件中，解决这类问题的最佳工具是Access。

Access是Microsoft公司出品的一款小型桌面数据库管理系统，它可以方便地对数据进行存储和可视化管理，并且在不编写程序代码的情况下开发数据库应用程序。Access的这种不用编写代码就可以开发数据库应用程序的特性，让广大管理岗位的非IT技术人员也能够享受软件设计的乐趣，轻松地将管理思想转化成IT实现，这是Access数据库广受欢迎的原因之一。此外，Access是Microsoft Office的组件之一，其易获得性也促使Access成为最适合小微型企业及大型企业部门级数据管理的工具之一。

如图3-3所示，事实上，基于客户所定菜品种类和数量推算出原材料需求量问题的实质是，将客户订单中的每一种菜品（“T2订单详情”表中的信息）对比原材料清单（“T4原料清单”表中的信息）进行物料清单分解，从而得出各种原材料的需求量。

以订单编号为DD-00001的客户订单为例，该客户订单所定的菜品为“青椒鸡蛋”和“米饭”各1份。

对照“T4原料清单”表可知，每份“青椒鸡蛋”需要200克青椒和150克鸡蛋，每份“米饭”需要150克米饭。这样，我们就可以得到“表3订单详情按原料清单分解”表中粗线框中的内容（标记为B的部分）。

在图3-3中，我们将“T2订单详情”表中粗线框中的内容（标记为A的部分），结合“T4原料清单”表中的原材料信息，组合生成“表3订单详情按原料清单分解”表中粗线框中的内容（标记为B的部分），这个过程称为物料清单分解。使用Excel很难完成物料清单分解过程，而使用Access可以自动完成。

接下来，我们抛弃Excel方案，详细讲解如何采用Access方案对小饭馆业务数据进行管理及分析。在第4章，我们将经过规范化处理的Excel数据迁移到Access中（这个迁移过程很轻松），并且根据小饭馆的业务规则，建立数据表之间的逻辑关系，最终设计一个适合用户操作的程序界面，使用Access设计一个小饭馆数据库管理软件。